REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

    Henkilötietolainsäädännön mukainen tietosuojaseloste (erit. henkilötietolaki, 523/1999, 10 ja 24 §).
    Seloste päivitetty 24.5.2018.

    YLEISTÄ

    Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, mitä henkilötietoja Westpro cc Oy (y-tunnus: 1085205-5)
    (”Westpro” tai ”yhtiö) kerää, miten Westpro käsittelee henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista, joita Westpro noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

    Westpro kiinnittää erityistä huomiota tietojen suojaamiseen ja noudattaa kaikessa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleisestä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

    Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Westpron tarjoamiin rakennus-,urakointi- ja kiinteistöpalveluihin, asuntojen myymiseen sekä muihin Westpron tarjoamiin palveluihin niin Westpron toimistossa, urakkakohteissa kuin verkkosivuilla sekä sosiaalisen median palveluissa. Asiakkaiden henkilötietojen ohella tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mahdollisten asiakkaiden henkilötietojen käsittelyyn, jotka ovat kiinnostuneita Westpron tuotteista ja palveluista. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan Westpron yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien ja alihankkijoiden edustajien sekä Westpron kiinteistöissä ja urakkakohteissa vierailevien henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn ja kameravalvontaan.

    Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollista henkilöä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

    REKISTERINPITÄJÄ JA TIETOSUOJAVASTAAVA

    Rekisterinpitäjä: Westpro cc Oy
    Ukonvaaja 2 A, 02130 Espoo
    Puhelin: 09 3158 1100
    Sähköposti: info@westpro.fi

    Westpro cc Oy:n tietosuojavastaava: 
    Jari Lehkonen
    kehityspäällikkö 
    jari.lehkonen@westpro.fi

    HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTE

    Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten:

    • Westpron tuotteiden ja palveluiden tilaamiseen sekä ylläpitoon, kehittämiseen,
      laadunvarmistamiseen ja tiedottamiseen
    • palveluiden turvallisuuden varmistamiseen ja väärinkäytösten estämiseen
    • liiketoiminnan suunnitteluun ja tuotekehitykseen
    • palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun sekä kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
    • markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
    • lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, kuten työturvallisuuslain, verotusmenettelylain ja veronumerosta ja rakennusalan veronumerorekisteristä annetun lain sekä tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain ja kirjapitolainsäädännön mukaisiin velvoitteisiin
    • riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen
    • Westpron kiinteistöjen, urakkakohteiden ja omaisuuden sekä henkilöiden
      turvallisuuden varmistamiseen

    Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Westpron ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde, joka perustuu Westpron tarjoaman tuotteen tai palvelun tilaamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin, kuten kirjanpitovelvoitteisiin,  työturvallisuusvelvoitteisiin ja lakisääteisiin raportointivelvoitteisin esimerkiksi veroviranomaisille.  Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu Westpron oikeutettuun etuun.

    Sähköinen suoramarkkinointi ja Westpron uutiskirjeen tilaaminen perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen. Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus (ks. rekisteröidyn oikeudet jäljempänä).

    KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIETORYHMÄT SEKÄ TIETOSISÄLTÖ JA TIETOLÄHTEET

    Westpro kerää rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta.

    Rekisteröidyistä käsitellään seuraavia tietoja:

    1. Yhteystiedot
      • Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
    2. Tunnistamistiedot
      •  Rekisteröidyn henkilötunnus, muu vastaava kansallinen tunnus ja syntymäaika
    3. Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot
      • Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot
    4. Asiakastapahtumatiedot sekä sopimustiedot
      • Tiedot Westpron ja rekisteröidyn tai Westpron ja rekisteröityä edustavan yhteisön välisestä sopimuksesta, kauppasopimukset, asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn ja Westpron väliset yhteydenotot, reklamaatiot ja muut asiointiedot
    5. Luettelo yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä
      • Työturvallisuuslain (738/2002) 52b §:n mukainen luettelo yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä
    6. Työmaan päätoteuttajan tiedonantovelvollisuuden nojalla kerättävät tiedot
      • Verotusmenettelylain (1558/1995) 15b §:n nojalla kerättävät tiedot verovalvontaa varten
    7. Tilaajan selvitysvelvollisuuden perusteella kerättävät tiedot
      • Tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2006) nojalla kerättävät tiedot
    8. Muu urakkakohteisiin liittyvä materiaali
    9. Kameravalvonta
      • Westpron kiinteistöihin ja urakkakohteisiin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity saattaa olla tunnistettavissa
    10. Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot
      • Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Westpron palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto. Lisätietoja evästeiden ja muiden teknisten seurantakeinojen käytöstä löydät Westpron evästekäytännöstä.
    11. Rekisteröidyn antamat suostumukset
      • Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin antamaa suostumusta sekä suostumuksen peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot

    Kohdissa 1 – 10 mainittujen tietojen antaminen on välttämätöntä Westpron ja rekisteröidyn välisen sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvien velvoitteiden hoitamiseksi sekä Westpron palveluiden tuottamiseksi. Mikäli rekisteröity ei anna tarvittavia henkilötietoja, ei esimerkiksi asunnon kauppasopimusta tai muutos- ja lisätöiden tekemistä koskevaa sopimusta voida tehdä tai täyttää asuntokauppaan liittyviä velvoitteita.

    Kohdassa 11 mainittujen tietojen antaminen on vapaaehtoista. Lisätietoja kohdassa 10 mainituista tiedoista löydät Westpron evästekäytännöstä.

    TIETOLÄHTEET

    Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi tarjouksen tekemisen yhteydessä, kauppasopimuksen solmimisen yhteydessä tai asiakassuhteen aikana. Rekisteröity on voinut antaa Westprolle tietoja myös esimerkiksi tilaamalla sähköisen uutiskirjeen, sosiaalisen median palveluissa tai Westpron verkkosivuilla. Lisäksi tietoja voidaan kerätä henkilön luvalla arpajaisten, kilpailujen yms. yhteydessä.

    MUISTA LÄHTEISTÄ KERÄTYT TIEDOT

    Westpro saattaa käyttää markkinoinnissaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin.

    Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Postilta tai Asiakastiedolta.

    Westpron alihankkijat, urakoitsijat ja yhteistyökumppanit toimittavat Westprolle rekisteröityjen henkilötietoja lainsäädännön ja sopimusvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa.

    Westpro hyödyntää myös Hubspotin ja Google Analyticsin analytiikkapalveluja, joiden kautta kerätään evästeitä ja muita teknisiä tunnistetietoja.

    HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

    Westpro säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Westpro tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi taikka vastaavan erimielisyystilanteen selvittämiseksi.

    Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus.

    Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan sekä tarpeellisen ajan asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen

    Asuntokauppaan liittyviä asiakirjoja pääasiallisesti 10 vuotta ensisijaisesti kirjanpitolain mukaisesti, ja urakkakohteisiin liittyviä asiakirjoja pääasiallisesti 10 vuotta RYSE ehtojen mukaisesti, ellei yhtiötä velvoittavassa lainsäädännössä tai yhtiön muiden velvoitteiden taikka oikeuksien toteuttamisen takia ole perusteita säilyttää tietoja pidempään.

    Luettelo yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä säilytetään kuuden vuoden ajan sen vuoden päättymisestä, jona työmaa valmistui. Työmaan päätoteuttajan tiedonantovelvollisuuden nojalla kerättävät tiedot säilytetään kuuden vuoden ajan sen vuoden päättymisestä, jona työmaa valmistui.

    Markkinointia varten tarpeellisia henkilötietoja säilytetään niin pitkään, kun rekisteröity on markkinoinnin kohteena, eikä rekisteröity ole peruuttanut sähköiseen suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta tai peruuttanut markkinointiin antamaansa suostumusta, tai rekisteröity ei ole vastustanut häntä koskevien henkilötietojen käyttämistä markkinointia varten.

    Yhteisöjen osalta yhteisön edustajan henkilötietojen säilyttäminen on sidoksissa siihen, kuinka pitkään kyseinen rekisteröity toimii yhteisön edustajana Westpron suuntaan.

    Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

    HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEVÄT TAHOT JA VASTAANOTTAJAT

    Westpron kanssa samaan Ultivista-konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

    Westpro voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia ja alihankkijoita. Westpro varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat esimerkiksi IT- järjestelmiä ja taloushallintopalveluita sekä perintä- ja lakipalveluita, tavarantoimituksia ja muita   palveluita tuottavat palveluntarjoajat. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvat mm. seuraavat tahot:

    • Lemonsoft Oy
    • Primanet Oy
    • Group Builder Oy
    • Oikotie Asunnot Oy (PDX)
    • Alma Mediapartners Oy (Nettikoti)
    • IMX Blink Helsinki Oy
    • Suomen Tilaajavastuu Oy
    • Takamäki yhtiöt Ky

    Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa. Westpro ei luovuta rekisteröidyn henkilötietoja suoramarkkinointiin.

    Westpro voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Westpro voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Westpro on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

    Mikäli Westpro on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

    Tietojen luovutus kolmannelle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.

    HENKILÖTIETOJEN SIIRTO EUROOPAN UNIONIN TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

    Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

    HENKILÖTIETOJEN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA KÄSITTELYN TURVALLISUUS

    Westpro käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään kaikissa tilanteissa varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

    Henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta sekä henkilöstön ohjeistaminen.

    Kauppasopimukset ja muut alkuperäiskappaleina säilytettävät asiakirjat pidetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyoikeus on rajattu ainoastaan sinne oikeutetuille tahoille. Paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti.

    Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

    Westpro voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille, jolloin yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

    REKISTERÖITYJEN OIKEUDET

    Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

    OIKEUS PÄÄSTÄ TIETOIHIN JA TIETOJEN TARKASTUSOIKEUS

    Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

    Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

    OIKEUS TIETOJEN SIIRTÄMISEEN SEKÄ KÄSITTELYN RAJOITTAMISEEN JA KÄSITTELYN VASTUSTAMISEEN

    Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

    Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.

    Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn, kuten markkinointiin.

    OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

    Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus. Peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

    Sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen voi peruuttaa tai antaa suoramarkkinointia koskevan kiellon olemalla yhteydessä Westpron asiakaspalveluun (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2). Lisäksi rekisteröity voi poistua Westpron sähköpostituslistalta koska tahansa klikkaamalla sähköpostissa olevaa “Peru uutiskirjeen tilaus” / “unsubscribe” -linkkiä. 

    OIKEUKSIEN TOTEUTTAMINEN

    Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai kirjallisesti tai sähköisesti ja osoitetaan tässä tietosuojaliitteessä mainitulle tietosuojavastaavalle. (yhteystiedot tietosuojaselosteen kohdassa 2)

    Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista, minkä takia saatamme joutua kysymään tarkentavia tietoja. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

    Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.

    OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

    Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.  Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä:

    Tietosuojavaltuutetun toimisto
    Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
    Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
    Sähköposti: tietosuoja@om.fi
    Vaihde: 029 56 66700
    Faksi: 029 56 66735